Organizacja pracy własnej- zarządzanie sobą w czasie.
Zarządzanie sobą w czasie, czyli walka o sprawczość – optymalizacja działań i minimalizacja przypadkowości.
Zdążyłeś już zauważyć, że czym niej czasu zostało na dokończenie projektu, tym szybciej on biegnie.
Jakie świadome działania mogą pozwolić nam na zwiększenie siły rażenia naszych działań.
Po pierwsze świadomość. Zadbajmy o skuteczne planowanie dostępnego czasu, pogodzenie się z jego upływem, podjęciem działań celem wykorzystaniem go w spób najbardziej właściwy, koncentracji na rzeczach istotnych z punktu widzenia efektywności działań, optymalizacja czasu poświęconego na sytuacje nie planowane- zarządzanie czasem straconym, jak również skorzystanie ze sztuczek poprawiających naszą percepcje, nasz własny odbiór czasu.
Dodatkowo dobrze jest gdy proces wzmacnia organizację „nad kontrolą i efektywnym wykorzystywaniem czasu pracy”.
Żadne sztuczki, planowania nie pomogą, jak co się weźmiesz za bardziej złożone zagadnienie, skupisz się i wtedy wołają-KLIENT.
JAK POPRAWIĆ EFEKTYWNOŚĆ NA POZIOMIE ORGANIZACJI I PRACY WŁASNEJ
Powtarzalność, przewidywalność standaryzacja, 5S
Planowanie rozmowy planujące, dyscyplinujące, rozliczające
-np. wiemy że pierwszego dnia miesiąca jest podsumowanie miesiąca i czas na zaplanowanie kolejnego
-wiemy że codziennie rano dzwonimy z potwierdzeniem spotkań, później o 8.00,12.00 i 16.00- 15 minutowe brief, a przed wyjściem 15 minutowa odprawa z planowaniem dnia następnego
-przegląd maili o wyznaczonych z góry godzinach, harmonogramy szkoleń, urlopów planowanych
Ułatwiacie orientacji w czasie, planie wykorzystanie narzędzi wizualizacji celów VM, procesów KANBAN
-SCRUM świadomość działań i sprintów, celów do osiągnięcia KPI, OKR
-strumieniowanie procesów/analiza wykorzystania czasu/optymalizacja
– zarządzanie urlopami, po sprintach skutecznych wysyłanie na urlopy każdy 2 dni w miesiącu wolne
-checklisty, mapowanie procesów, krok po kroku, procedury, MBO, K.I.S.S, sprinty
-narzędzia określania celów, planowania , dyscyplinowania, raportowania
-ograniczenie rozpraszaczy-organizacja pracy- dyżury dla klientów z ulicy, itp.
-wiedza z zakresu jednostek maks. dotyczących procesów, standardowa rozmowa, rutynowe spotkanie co ile trwa
-jakie są maksymalne możliwości twojego zespołu, jakie są ograniczenia-orientacja w przestrzeni
-zasada 70% czasu zaplanowany na cele główne/20% na nieplanowane wydarzenia/10% wolnego
-planowanie tygodnia i dnia/ potwierdzenie poranne spotkań-pozytywne rutyny
-narzędzia priorytetyzacji, planowanie następny dzień notka do siebie jutro
-zabijanie prokrastynacji, efektu piły
-narzędzia mobilizacji -pomodoro, SALAMI, krzywa wydajności REFA, złota godzina
-narzędzia osiągania celów SMART, PARETO,
-metoda GTD, ALPEN, TRZOS, OATS, Prawo Parkinsona, RPM, jedna rzecz, zjedz tę żabę, szwajcarski ser, zasada 1 plus 3, zasada 2 minut,
metoda 4d, macierz Eisenhowera, planuj działania rób to co ważne i pilne, zadania na cele, cele na działania i aktywności mierz wskażniki efektywności i udoskonalaj, zacznij kończyć, skończ zaczynać takie abc alfabetu zarządzania soba w czasie.
Jak widać metod jest sporo, każdy może wybrać to, co do niego najbardziej przemawia. Świadomy przełożony wie jakie są maksymalne moce przerobowe zespołu, Czasy aktywności-poszczególnych procesów, przezbrojeń. Najłatwiej zorganizować prace mając analizę upływu czasu. Wskaże na co dany pracownik przepala czas-gdzie ma rezerwy. Wystarczy z nim tydzień popracować i wdrożyć wniosk, monitorować w jaki sposób optymalizuje i poprawia pracę z kalendarzem, wybór zadań. Polecam, mogą wyjść ciekawe spostrzeżenia.
Pomijam skalę makro, czyli co miesięczny brief. Co zrobiłem dobrze, a co lepiej? Jakich czynności będę wykonywał więcej, a co robił inaczej?